سیستم کنفرانس

در محیط کسب‌وکار امروز، جلسات و نشست‌ها دیگر تنها به حضور فیزیکی محدود نمی‌شوند. سیستم کنفرانس نه یک کالای لوکس، بلکه یک زیرساخت حیاتی است که کیفیت تعاملات، سرعت تصمیم‌گیری و اعتبار سازمان شما را مستقیماً تحت تأثیر قرار می‌دهد.

یک سیستم کنفرانس مدرن، مجموعه‌ای از تجهیزات صوتی، تصویری و نرم‌افزاری است که با هدف ارتقاء و مدیریت هرچه بهتر بحث‌ها، ارائه‌ها و ارتباطات از راه دور طراحی شده است. ما در پیرامون ارتباط، با ارائه جامع‌ترین و به‌روزترین سیستم‌ های کنفرانس، شما را در رسیدن به محیطی ایده‌آل برای همکاری‌های داخلی و بین‌المللی یاری می‌کنیم.

سیستم کنفرانس چیست؟

سیستم کنفرانس (Conference System) یک ساختار یکپارچه از تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری است که برای تسهیل، مدیریت و بهبود جلسات گروهی طراحی می‌شود. وظیفه اصلی آن، تضمین این است که هر شرکت‌کننده در جلسه، بدون توجه به موقعیت فیزیکی خود، بتواند صدا و تصویر را با بالاترین کیفیت ممکن دریافت و ارسال کند.

اجزای اصلی یک سیستم کنفرانس

• واحد کنترل مرکزی

مغز متفکر سیستم که مدیریت نوبت‌های سخنرانی، پردازش سیگنال‌های صوتی، کنترل دوربین و ارتباط با سیستم‌های جانبی مانند ترجمه را بر عهده دارد.

• واحدهای شرکت‌کننده 

میکروفون‌های رومیزی یا کنسول‌های مجهز به بلندگو و دکمه‌های کنترلی که در مقابل هر فرد قرار می‌گیرد.

• تجهیزات صوتی کنفرانس

میکروفون‌ کنفرانس، اسپیکرفون‌، بلندگوها و آمپلی‌فایرهایی که وظیفه پردازش و توزیع صدا را دارند.

• تجهیزات تصویری کنفرانس

دوربین کنفرانس با قابلیت اتوترکینگ، نمایشگرها و سیستم‌های ویدئو کنفرانس که ارتباط تصویری را برقرار می‌کنند.

سیستم کنفرانس با مکانیزم نوبت‌دهی خودکار یا دستی، اطمینان می‌دهد که در یک لحظه چند میکروفون فعال باشند(معمولا بین یک تا شش میکروفن). این ویژگی، از تداخل صدا (Feedback) جلوگیری کرده و تمرکز مخاطبان را به سمت سخنران جلب می‌کند.

کاربرد سیستم کنفرانس

کاربرد سیستم کنفرانس بسیار گسترده است و تقریباً در هر محیطی که نیاز به ارتباط گروهی رسمی و ساختاریافته باشد، حیاتی است:

• مراکز دولتی و پارلمان‌ها: اصلی‌ترین کاربرد سیستم کنفرانس، مدیریت نوبت‌های سخنرانی، رأی‌گیری رسمی و ترجمه همزمان در مجامع سیاسی است.
• سالن‌های همایش و آمفی تئاتر: توزیع یکنواخت صدای سخنران و اتصال به سیستم ترجمه همزمان برای رویدادهای بزرگ.
• شرکت‌های بزرگ و اتاق‌های هیئت مدیره: امکان مدیریت بحث‌های کلیدی، برگزاری جلسات محرمانه و ویدئو کنفرانس با شعبات بین‌المللی.
• دادگاه‌ها و مراکز حقوقی: ضبط دقیق و با کیفیت صدای شهود و طرفین دعوا و تسهیل فرآیندهای دادرسی.
• مراکز آموزشی و دانشگاه‌ها: برگزاری دفاعیه‌های پایان‌نامه و آموزش‌های گروهی از راه دور.

هزینه ساخت سالن همایش و نقش سیستم کنفرانس در تعیین بودجه نهایی

هزینه ساخت سالن همایش تنها به طراحی فضا و عملیات عمرانی محدود نمی‌شود؛ بلکه بخش مهمی از این هزینه، مربوط به انتخاب و نصب سیستم کنفرانس حرفه‌ای است.

سیستم کنفرانس شامل مجموعه‌ای از تجهیزات صوتی، تصویری و مدیریتی است که کیفیت برگزاری جلسات و میزان کارایی سالن را تعیین می‌کند. به همین دلیل، هنگام محاسبه هزینه ساخت سالن همایش، باید از ابتدا نوع سیستم کنفرانس، سطح امکانات مورد نیاز، برند تجهیزات و ظرفیت سالن مشخص شود.

در بسیاری از پروژه‌ ها، بیشترین تفاوت در هزینه نهایی زمانی ایجاد می‌شود که سازمان بین سیستم‌ های کنفرانس معمولی یا سیستم‌ های هوشمند با قابلیت‌ هایی مثل رای‌ گیری، ترجمه همزمان، ذخیره‌سازی صدا، دوربین‌های اتوترک و مدیریت مرکزی انتخاب می‌کند.

هر یک از این امکانات، بسته به برند، کیفیت و متراژ فضا، می‌تواند بخش مهمی از بودجه ساخت سالن را تحت تأثیر قرار دهد. علاوه بر این، عواملی مانند آکوستیک مناسب، کابل‌ کشی اصولی، جانمایی تجهیزات، نوع میز کنفرانس و نحوه نورپردازی نیز از مواردی هستند که هزینه ساخت سالن همایش را افزایش یا کاهش می‌دهند.

در نهایت، اطلاع از هزینه ساخت سالن همایش بدون در نظر گرفتن سیستم کنفرانس امکان‌پذیر نیست. یک سالن استاندارد زمانی به‌درستی ساخته می‌شود که در همان مراحل اولیه، طراحی معماری با طراحی سیستم کنفرانس هماهنگ شود.

این هماهنگی علاوه بر کاهش هزینه‌های اضافه، باعث می‌شود سالن نهایی کیفیت بالاتری در ضبط، پخش صدا، مدیریت جلسه و تعامل شرکت‌کنندگان داشته باشد و به یک محیط حرفه‌ای و سازمانی تبدیل شود.

مزایا سیستم کنفرانس

معرفی انواع سیستم های کنفرانس

سیستم‌های کنفرانس را می‌توان بر اساس کارکرد اصلی، به سه دسته تخصصی تقسیم کرد. انتخاب درست نوع سیستم، به طور مستقیم بر قیمت سیستم کنفرانس و کارایی آن تأثیر می‌گذارد.

• سیستم کنفرانس صوتی 

این سیستم‌ها بر روی مدیریت و انتقال صدای با کیفیت تمرکز دارند و پایه و اساس هر سیستم کنفرانس را تشکیل می‌دهند.

سیستم‌های آنالوگ/کابلی: سیستم‌های قدیمی‌تر که از کابل‌کشی سنتی استفاده می‌کنند. اگرچه ارزان‌تر هستند، اما انعطاف‌پذیری پایینی دارند و در معرض نویز بیشتری قرار می‌گیرند.

سیستم‌های دیجیتال: استانداردهای طلایی امروز. سیگنال صوتی را به صورت دیجیتالی از طریق کابل‌های LAN یا اختصاصی منتقل می‌کنند. قابلیت‌های پیشرفته مانند ذخیره خودکار صدا و امکان گسترش به سیستم‌های رای‌گیری و ترجمه همزمان را دارند.

سیستم‌های بی‌سیم(Wireless): ایده‌آل برای سالن‌های چندمنظوره یا تاریخی که امکان کابل‌کشی وجود ندارد. این سیستم‌ها از فرکانس‌های خاصی (مانند DECT یا UHF) استفاده می‌کنند تا از تداخل با شبکه‌های Wi-Fi جلوگیری شود و میکروفون کنفرانس بدون سیم در سالن قابل جابجایی باشد.

تفاوت سیستم کنفرانس دیجیتال و آنالوگ

تفاوت بنیادین میان این دو نسل، در «زبان انتقال صدا» است. در سیستم‌های آنالوگ، صدا به همان صورت موج الکتریکی پیوسته از طریق کابل‌های ضخیم منتقل می‌شود که در مسیرهای طولانی، مستعد جذب نویز و افت کیفیت است.

اما در سیستم کنفرانس دیجیتال، صدا بلافاصله در میکروفون به کدهای باینری (صفر و یک) تبدیل شده و از طریق کابل‌های شبکه (CAT5/6) ارسال می‌شود. سیستم‌های دیجیتال در واقع یک شبکه کامپیوتری صوتی هستند که علاوه بر انتقال صدایی شفاف و بدون نویز، امکان مدیریت هوشمند جلسه را فراهم می‌کنند.

• نوع کابل‌کشی: کابل‌های ضخیم و چند رشته‌ای (آنالوگ) در برابر کابل شبکه سبک و استاندارد (دیجیتال).
• کیفیت صدا: احتمال نویز و افت سیگنال (آنالوگ) در برابر صدای کریستالی و ایزوله (دیجیتال).
• قابلیت‌ها: انتقال صرف صدا (آنالوگ) در برابر امکاناتی مثل رای‌گیری، ترجمه همزمان و اتصال به دوربین (دیجیتال).

مزایا و معایب سیستم کنفرانس آنالوگ

سیستم‌های آنالوگ به دلیل سادگی ساختار الکترونیکی، معمولاً ارزان‌تر هستند و برای پروژه‌هایی با بودجه بسیار محدود که صرفاً نیاز به تقویت صدا دارند، گزینه‌ای قابل قبول محسوب می‌شوند. با این حال، معایب آن‌ها در طولانی‌مدت آزاردهنده است؛ کابل‌کشی آن‌ها بسیار حجیم است و فضای زیادی را در داکت‌ها اشغال می‌کند.

همچنین بزرگترین دشمن سیستم آنالوگ، نویز محیطی است؛ اگر موبایلی در نزدیکی میکروفون زنگ بخورد یا کابل‌ها از کنار سیم برق رد شوند، صدای وزوز ناخوشایندی در بلندگوها شنیده می‌شود که حذف آن بسیار دشوار است.

مزایا و معایب سیستم کنفرانس دیجیتال

بزرگترین مزیت سیستم دیجیتال، کیفیت صدای فوق‌العاده و امکانات مدیریتی بی‌پایان است. شما می‌توانید با یک کلیک میکروفون‌ها را مدیریت کنید، نتایج رای‌گیری را روی نمایشگر ببینید و دوربین‌ها را به صورت خودکار به سمت گوینده بچرخانید. کابل‌کشی با کابل شبکه نیز نصب را بسیار تمیز و سریع می‌کند.

تنها عیب این سیستم‌ها، هزینه اولیه بالاتر نسبت به مدل‌های آنالوگ است، اما اگر هزینه‌های تعمیر و نگهداری و طول عمر دستگاه را در نظر بگیرید، در درازمدت سیستم دیجیتال اقتصادی‌تر و مطمئن‌تر خواهد بود.

• ترجمه همزمان 

این سیستم یک زیرمجموعه تخصصی است که برای کنفرانس‌ها و همایش‌های بین‌المللی ضروری است.

تکنولوژی IR (مادون قرمز): استاندارد صنعتی برای ترجمه همزمان. سیگنال ترجمه را از طریق پرتوهای مادون قرمز ارسال می‌کند، بنابراین سیگنال در داخل سالن محدود شده و از خروج و شنود خارجی جلوگیری می‌شود.

واحدهای مترجم: کنسول‌های ویژه با دو کانال ورودی/خروجی و میکروفون‌های با کیفیت بالا برای مترجمان که در کابین‌های آکوستیک قرار می‌گیرند.

گیرنده‌های شنوندگان: گیرنده‌های جیبی چندکاناله برای مهمانان که به راحتی کانال زبان مورد نظر خود را انتخاب می‌کنند.

• سیستم‌ های رأی‌گیری 

این سیستم‌ها به طور معمول به عنوان ماژول به سیستم کنفرانس دیجیتال اضافه می‌شوند تا فرآیند تصمیم‌گیری را تسریع کنند.این سیستم ها در جلسات هیئت مدیره، مجامع عمومی سهامداران، و مجالس قانون‌گذاری استفاده می شود.

کنسول‌های مجهز به رأی‌گیری: واحدهای شرکت‌کننده دارای دکمه‌های مجزا برای رأی‌های موافق/مخالف/ممتنع یا مقادیر عددی هستند.

نرم‌افزار مدیریت: نتایج رأی‌گیری به صورت فوری جمع‌آوری، محاسبه و روی مانیتور کنفرانس نمایش داده می‌شوند.

قیمت به روز انواع سیستم کنفرانس

قیمت سیستم کنفرانس بر اساس ابعاد سالن، تعداد شرکت‌کنندگان و سطح تکنولوژی مورد نیاز، کاملاً متغیر است.

برای دریافت دقیق‌ترین قیمت سیستم کنفرانس، نیاز به مشاوره و راهکار دارید تا تمام نیازهای فنی و آکوستیک محیط بررسی شود.میتونید تماس بگیرید و یا در واتساپ با واحد فروش ما در ارتباط باشید.

خرید سیستم کنفرانس

خرید سیستم کنفرانس یک تصمیم استراتژیک است که بر عملکرد بلندمدت سازمان تأثیر می‌گذارد. ما توصیه می‌کنیم فرآیند خرید خود را بر اساس این سه مرحله کلیدی پیش ببرید.

تعیین دقیق نیازمندی‌ها (نیازسنجی)

• آیا هدف اصلی شما ویدئو کنفرانس با کیفیت بالا است یا مدیریت بحث‌های داخلی؟
• آیا به سیستم ترجمه همزمان یا رأی‌گیری نیاز دارید؟
• آیا تجهیزات جدید باید با زیرساخت فعلی (مانند مرکز تلفن یا پلتفرم UC) سازگار باشند؟

انتخاب سخت‌افزار مناسب سیستم کنفرانس

• انتخاب دوربین ویدئو کنفرانس با رزولوشن ۴K و قابلیت ردیابی هوشمند.
• انتخاب میکروفون ویدئو کنفرانس با پوشش صوتی مناسب اندازه اتاق و تکنولوژی حذف نویز.
• برای اتاق‌های کوچک، ممکن است یک اسپیکرفون حرفه‌ای و یک تلفن کنفرانس مناسب باشد.

توجه: در خرید سیستم کنفرانس همیشه بر روی کیفیت میکروفون ویدئو کنفرانس یا واحد صوتی تمرکز کنید. یک تصویر عالی هرگز نمی‌تواند یک صدای ضعیف را جبران کند.

تضمین خدمات پس از فروش سیستم کنفرانس

اطمینان از وجود گارانتی رسمی برای تمام اجزا.
درخواست خدمات نصب، کالیبراسیون تخصصی و آموزش کاربری توسط تیم فنی مجرب.

اشتباهات رایج هنگام خرید سیستم کنفرانس

بسیاری از خریداران با تمرکز صرف بر قیمت پایین، در دام خرید برندهای متفرقه می‌افتند که هیچ خدمات پس از فروشی ندارند. سیستم کنفرانس یک کالای سرمایه‌ای است و اگر کپسول میکروفون یا منبع تغذیه آن پس از دو سال خراب شود و قطعه یدکی آن در بازار نباشد، کل سیستم باید دور ریخته شود.

اشتباه بزرگ دیگر، نادیده گرفتن آکوستیک محیط است؛ نصب بهترین میکروفون دنیا در اتاقی که دیوارهای شیشه‌ای و سقف بلند دارد، بدون پنل‌های آکوستیک، صدایی اکویی و نامفهوم تولید خواهد کرد.

• خرید برندهای بدون گارانتی و قطعات یدکی.
• انتخاب سیستم بدون توجه به امکان توسعه در آینده (افزایش تعداد نفرات).
• نادیده گرفتن زیرساخت آکوستیک سالن و انتظار معجزه از میکروفون.
• استفاده از سیستم‌های خانگی یا غیرتخصصی به جای تجهیزات کنفرانس.

سیستم اتاق کنفرانس

سیستم اتاق کنفرانس به راه‌حل جامع و یکپارچه‌ای اشاره دارد که علاوه بر تجهیزات اصلی (میکروفون‌ها و دوربین‌ها)، شامل مدیریت سایر عناصر اتاق نیز می‌شود.

• اتوماسیون

استفاده از پنل‌های لمسی هوشمند برای کنترل یکپارچه پرده نمایش، نورپردازی، AC و روشن/خاموش کردن سیستم کنفرانس. این کاربری را بسیار ساده می‌کند.

• اشتراک‌گذاری محتوا

تسهیل اشتراک‌گذاری بی‌سیم محتوا روی مانیتور کنفرانس یا نمایشگر اصلی از لپ‌تاپ شرکت‌کنندگان.

• پشتیبانی از UC

تضمین سازگاری کامل سیستم کنفرانس و ویدئو کنفرانس با نرم‌افزارهای یکپارچه ارتباطی مانند Microsoft Teams و Zoom. این سازگاری، نیاز به تجهیزات جانبی مانند هدست مرکز تماس را در این محیط‌ها کاهش می‌دهد.

تجهیزات سیستم کنفرانس

ما در پیرامون ارتباط آماده‌ایم تا با ارائه مشاوره تخصصی، به شما در انتخاب و اجرای بهترین سیستم کنفرانس و ویدئو کنفرانس کمک کنیم. برای طراحی یک سیستم سفارشی با بالاترین کیفیت، با ما در تماس باشید.

سیستم کنفرانس مناسب چه فضاهایی است؟

انتخاب سیستم کنفرانس فرمول یکسانی ندارد و باید بر اساس «کاربری فضا»، «تعداد نفرات» و «اولویت‌های سازمان» انجام شود. یک سیستم عالی برای شورای شهر ممکن است برای یک شرکت خصوصی دست‌وپاگیر باشد. در واقع معماری سالن (میز یو شکل، سینمایی یا گرد) و نیازهای خاص (مثل ضبط تصویر یا ترجمه همزمان) تعیین می‌کند که شما به چه مدل میکروفون و پروسسوری نیاز دارید.

سالن‌های همایش و آمفی‌تئاتر

در فضاهای بزرگ مثل آمفی‌تئاترها، سیستم کنفرانس تنها بخشی از پازل صداست. در اینجا میکروفون‌های رومیزی معمولاً فقط برای ردیف اول (VIP) یا هیئت رئیسه روی سن نصب می‌شوند.

اولویت اصلی در این سالن‌ها، قابلیت اتصال سیستم کنفرانس به سیستم صوت عمومی و میکسرهای حرفه‌ای است تا صدای سخنران بدون فیدبک (سوت کشیدن) از باندهای بزرگ سالن پخش شود و همزمان برای ضبط آرشیو به اتاق فرمان ارسال گردد.

اتاق جلسات مدیریتی

در اتاق جلسات هیئت مدیره، پرستیژ و زیبایی حرف اول را می‌زند. مدیران ارشد تمایلی به دیدن کابل‌های درهم‌پیچیده روی میزهای لوکس چوبی یا شیشه‌ای ندارند. برای این فضاها، سیستم‌های کنفرانس بیسیم یا میکروفون‌های توکار (که داخل میز مخفی می‌شوند) بهترین گزینه هستند.

همچنین میکروفون‌ها باید حساسیت بالایی داشته باشند تا صدای مدیران را حتی اگر با تن پایین صحبت کنند، به وضوح دریافت و پخش کنند.

شوراهای اسلامی شهر و روستا

در جلسات شورا، بحث “مستندسازی” و “رای‌گیری” قانونی بسیار حیاتی است. سیستم مناسب شوراها حتماً باید فول دیجیتال باشد و روی کنسول هر نماینده، دکمه‌های رای‌گیری (موافق، مخالف، ممتنع) تعبیه شده باشد. قابلیت اتصال به نرم‌افزار برای نمایش آنی نتایج آرا روی ویدئو وال و همچنین امکان احراز هویت با کارت برای جلوگیری از رای دادن افراد غیرمجاز، از الزامات فنی این فضاهاست.

سازمان‌های دولتی و امنیتی

برای نهادهای نظامی و امنیتی، پایداری و امنیت اطلاعات خط قرمز است. در این مکان‌ها معمولاً از سیستم‌های بیسیم استفاده نمی‌شود (به دلیل خطر شنود). بهترین گزینه، سیستم‌های دیجیتال باسیم با قابلیت افزونگی است؛ به این معنی که کابل‌کشی به صورت حلقه‌ای انجام می‌شود تا در صورت قطع شدن یا خرابی یک کابل یا میکروفون، سیستم از کار نیفتد و جلسه بدون وقفه ادامه یابد.

سوالات متداول

تفاوت اصلی یک سیستم کنفرانس دیجیتال و آنالوگ چیست؟

دیجیتال: کیفیت صدای بهتر، امکانات مدیریتی پیشرفته (مثل رأی‌گیری و ترجمه)، ضد تداخل.

آنالوگ: کیفیت پایین‌تر، امکانات محدود، ارزان‌تر.

قابلیت رأی‌گیری و حضور و غیاب الکترونیکی چقدر برای سالن‌های کنفرانس ضروری است؟

برای سازمان‌ها و جلسات تصمیم‌گیری مهم، کاملاً ضروری است. این قابلیت دقت، سرعت و شفافیت فرآیند رأی‌گیری را به شدت بالا می‌برد.

آیا میکروفون‌ های سیستم کنفرانس، نیاز به اپراتور برای روشن و خاموش کردن دارند؟

خیر، سیستم‌های کنفرانس پیشرفته دارای قابلیت VOC یا تنظیمات اولویت هستند که میکروفون‌ها را به صورت خودکار مدیریت می‌کند.

منظور از قابلیت دنبال کردن خودکار دوربین (Auto Tracking) در سیستم کنفرانس چیست؟

این قابلیت دوربین‌های سالن را قادر می‌سازد تا پس از فعال شدن هر میکروفون، به طور خودکار به سمت سخنران فعال زوم کرده و تصویر او را نمایش دهند.

آیا سیستم کنفرانس، قابلیت اتصال به سیستم‌ های ویدئو کنفرانس از راه دور را دارد؟

بله. سیستم‌ های مدرن دارای خروجی‌های استاندارد صوتی و تصویری هستند که امکان برقراری ارتباط با پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس (مانند زوم یا اسکایپ) را فراهم می‌کند.