۱۰ مزایای ویدئو کنفرانس

ممکن است شما هم به خیل عظیم و رو به افزایش دورکاری پیوسته باشید و یا ممکن است دارای شعب و دفاتر مختلفی باشید و متخصصان شما دائم در حال سفر باشند، در هر صورت “ویدئو کنفرانس” تماس تلفنی جدید شماست. جای تعجبی ندارد که طبق گزارش “VOX” با توجه به قدرت گردهم آوردن افراد از راه دور، ساده کردن برگزاری جلسات، افزایش همکاریها و تعاملات و صرفه جویی بسیار زیاد در مصرف انرژی و زمان، استفاده از ویدئو کنفرانس و دوربینهای کنفرانسی سالی ۲۰% رشد داشته باشد.

این بدان معناست که  اگر تاکنون از ویدئو کنفرانس سخت افزاری و یا نرم افزارهای ویدئو کنفرانس استفاده نکرده اید احتمالا اکنون به فکر استفاده از آن هستید، بنابراین احتمال دارد در حال بررسی گزینه های مختلف و مزایای هر یک از آنها باشید، کارشناسان شرکت پیرامون ارتباط (نماینده رسمی ویدئو کنفرانس و وب کم های یالینک در ایران) برای کمک به شما ۱۰ مزیت مهم استفاده از این تکنولوژی را در این مقاله ذکر نموده اند :

 

بالا بردن کیفیت ارتباطات

گزارش تحقیقی نشریه “فوربس” میگوید که ” انسان اطلاعات تصویری و بصری را بسیار سریعتر از متن و صدا پردازش میکند.” ، ۶۲ درصد از مدیران معتقد هستند که ارتباطات ویدئو کنفرانسی کیفیت جلسات و ارتباطاتشان را بطور قابل توجهی بالاتر برده است و ۵۰ درصد افرادی که در این ارتباطات مشارکت داشته اند میگویند ویدئو کنفرانس باعث درک بسیار بهتری از مطالب طرح شده در جلسه شده است.

بهرحال چه شما مالک یک کسب و کار کوچک باشید چه بخشی از یک شرکت بزرگ، برگزاری جلسات باکیفیت و شفاف برای تبیین نقطه نظرات و انجام پروژه ها و برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف سازمانی بسیار حیاتی میباشد.

ایجاد روابط جدید و پایدار

وقتی با کسی ارتباط چهره به چهره برقرار میکنید استفاده از حرکات صورت و بدن و نشانه های غیرکلامی باعث سهولت در جلب اعتماد او میشود. ارتباطات ویدئو کنفرانسی بهترین جایگزین برای سفرها و جابجایی های مکرر برای برگزاری جلسات حضوری میباشد، یک ارتباط ویدئو کنفرانسی با کیفیت باعث ایجاد روابط پایدار و دوستانه با همکاران و مشتریان از راه دور میگردد. در یک تحقیق ۹۸% از شرکت کنندگان اذعان داشتند که این تکنولوژی به آنها کمک کرده تا روابط جدیدی با همکاران و افرادی خارج از شرکت ایجاد نمایند.

توجیه اقتصادی

میتوانید با تجهیز تیم خود به ابزار ساده و کاربردی ویدئو کنفرانس امکان ارتباط چهره به چهره با مخاطبین را بدون نیاز به سفرهای طولانی برای آنها فراهم سازید و باعث کاهش هزینه های سفر و ایاب و ذهاب شوید، هنگامیکه به این ابزار عادت کردید میتوانید نیروهای دورکار خود را افزایش دهید و در هزینه های دفتری خود نیز صرفه جویی نمایید.

صرفه جویی در زمان

گاهی وقت شما و همکارانتان ساعتها برای یک جلسه داخل شهری و یا بخشی از روز یا چند روز کامل را برای جلسات بین شهری یا بین المللی تلف میشود. بجز جلسات ویژه برای حل و بررسی سایر مسائل کاری هم میتوانید از این تکنولوژی استفاده کنید. مثلا بجای ارسال و دریافت دهها ایمیل و اتلاف وقت برای پاسخگویی و بررسی تک تک آنها میتوانید با یک ارتباط ویدئو کنفرانسی کوتاه مشکل پیش آمده را سریعا بررسی کرده و به نتیجه برسانید. یک نظر سنجی نشان داد که ۸۹% از پاسخ دهندگان معتقد بودند که کنفرانس ویدئویی به کاهش زمان صرف شده برای پایان پروژه ها یا وظایف محول شده کمک شایانی کرده است.

مشارکت ساده

یک ویدئو کنفرانس خوب چیزی بیشتر از یک ارتباط ساده صوتی و تصویری است، این ارتباط باکیفیت ابزارهای ساده و کاربردی مختلفی از قبیل “اشتراک گذاری فایل” و “وایت برد هوشمند” را در اختیار تمام حاضرین قرار میدهد که به راحتی بتوانند با تمام ابزار در بحث مشارکت کنند.

کارایی بالاتر

ایجاد ارتباطات شفاف تر با استفاده از نشانه های کلامی و غیرکلامی، استفاده از ابزارهای متنوع و امکان حضور در جلسه از هر نقطه جغرافیایی باعث افزایش کارایی هر یک از حاضران در جلسه میشود.

افزایش بهره وری

از آنجاییکه ویدئو کنفرانس ارسال فایلها و ضمائم را آسانتر ساخته است نیازی به ارسال زنجیره ای طولانی از ایمیلها و فایلها در بستر ارتباطی دیگری نمیباشد و این امر موجب جلوگیری از سردرگمی ها مشارکت کنندگان و تاخیر در دریافت مطالب میگردد.

همچنین با امکان تماس و تعامل همزمان با چند نقطه میتوان در هر لحظه نسبت به کیفیت برقراری تماس و پاسخگویی به سوالات در لحظه اطمینان حاصل نمود.

از آنجاییکه تماسها و جلسات ویدئو کنفرانسی تیم شما را از سفرهای متعدد بی نیاز میسازد همکاران شما میتواند از زمان مفید روزانه خود برای انجام کارهای دیگر و یا برگزاری جلسات دیگری استفاده نمایند.

برنامه ریزی و زمان بندی راحت تر جلسات

اگر همکاران شما دائم در حال سفر باشند قطعا برنامه ریزی جلسات برای شما تبدیل به یک چالش میشود. هر اتفاق و حادثه ای از قبیل ترافیک صبحگاهی، تاخیر پرواز و یا احساس بیماری باعث به هم خوردن زمان بندی خواهد شد. با استفاده از جلسات ویدئو کنفرانس آنها میتوانند تقریبا از هر کجا، چه داخل تاکسی و چه فرودگاه یا پشت میز کار یا در منزل در جلسات برنامه ریزی شده مشارکت نمایند. این امر موجب باز شدن دست شما برای برنامه ریزی جلسات در ساعات و شرایط مختلف میگردد.

آرشیو و سوابق مسنجم و دقیق

هنگامیکه در یک جلسه ی صرفا ویدئویی مشارکت میکنید معمولا یکی از اعضای تیم شما مسئول یادداشت برداری از جلسه میشود که با توجه به سرعت مکالمات و تعدد مباحث احتمالا بسیاری از مطالب مهم را از دست خواهید داد، اما با فناوری ویدئو کنفرانس شما امکان ضبط همزمان تمام جلسه را بصورت صوتی و تصویری خواهید داشت، که این موضوع به شما امکان مراجعه به آرشیو جلسات در هر زمانی را خواهد داد و به علاوه میتوانید فایل ضبط شده را در اختیار کسانی که به هر دلیل نتوانسته اند در جلسه حضور یابند نیز قرار دهید.

برگزاری مراسم “زنده”

با استفاده از تجهیزات و بستر ویدئو کنفرانس میتوانید رویدادهای و مراسم زنده را با همکاران یا مشتریان یا حتی بصورت عمومی برگزار نمایید. این ابزار به شما این امکان را میدهد تا با بالاترین کیفیت و کاملترین ابزار میزبان دیگران باشید و مخاطبان خود از سراسر جهان را در میزگردها، وبینارها و جشنها تحت تاثیر قرار دهید.

 

درباره نویسنده:

شرکت پیرامون ارتباط نماینده رسمی کمپانی یالینک در ایران

ارائه دهنده جدیدترین راهکارههای ویدئو کنفرانس ( سخت افزاری، نرم افزاری، وبکم حرفه ای) و تجهیزات اتاق کنفرانس